Lessons learned: samenwerken zonder belangenverstrengeling

Lessons learned: samenwerken zonder belangenverstrengeling

Het projectteam van Rijkswaterstaat wilde samen met marktpartijen het aanbestedingsproces vormgeven. Maar bij deze vroegtijdige samenwerking lag wel een gevaar op de loer: hoe voorkom je belangenverstrengeling? Een aantal maatregelen heeft het voor ons mogelijk gemaakt om toch goed te kunnen samenwerken in het voortraject van de aanbesteding.

Waarom samen het aanbestedingsproces bedenken?

Tijdens een aanbesteding worden een hoop randvoorwaarden voor de samenwerking na gunning vastgeklikt. Denk aan de ruimte in de opdracht, de eisen in het contract, de criteria waar de opdrachtnemer op wordt geselecteerd en de manier waarop je met elkaar bent omgegaan tijdens de aanbesteding. Al deze zaken beïnvloeden, bedoeld of onbedoeld, de samenwerking. Bij Project DOEN staat de samenwerking centraal. Daarom dachten we:  als je wilt dat de samenwerking van twee kanten komt, is het dan niet logisch dat je de randvoorwaarden voor die samenwerking ook samen kunt bepalen?

Aanbestedingsrecht

Het aanbestedingsrecht kent bepalingen die ervoor moeten zorgen dat er geen partijen worden bevoordeeld. Deze wet- en regelgeving is bedoeld om een eerlijke marktwerking te borgen, maar heeft als bijwerking dat open communiceren tussen marktpartijen en Rijkswaterstaat voorafgaand aan een project lastig is.

Meer dan een marktconsultatie

Project DOEN heeft eerst een marktconsultatie (Werkplaats DOEN) georganiseerd. De resultaten daarvan zijn daarna in samenwerking met vertegenwoordigers van brancheverenigingen verder uitgewerkt naar een gezamenlijk inkoopplan. Het inzicht in elkaars belangen en denk- en werkwijze heeft geleid tot een betere inkoopafweging voor alle betrokkenen. Toen het inkoopplan werd vertaald naar een aanbestedingstraject wilden we graag blijven samenwerken. De vraag was wel hoe we aan de regels van het aanbestedingsrecht konden blijven voldoen. Voorkennis of beïnvloeding of de schijn daarvan wilden we vermijden.

Maatregelen om verdere samenwerking mogelijk te maken

Om de samenwerking in deze nieuwe fase van het project toch mogelijk te maken, hebben we de volgende maatregelen getroffen:

  • We zijn transparant over het proces en de doelstellingen van de samenwerking
  • We voeren met marktpartijen alleen gesprekken over generiek toepasbare afwegingen
  • We praten met afgevaardigden van meerdere brancheverenigingen
  • We hanteren het vier-ogen-principe en controlemechanisme
  • Beslissing over inhoud en vorm van het Aanbestedingsdossier ligt bij het RWS projectteam

Deze maatregelen en toelichting zijn te lezen in de Memo Afweging Scheiding van Belang, die op Tenderned is gepubliceerd.

Samenwerken: een vanzelfsprekendheid!

Zoals je hierboven kunt lezen, is het soms lastig om als Rijkswaterstaat en marktpartijen echt goed samen te werken in het voortraject van een aanbesteding. Om hiervoor toch zoveel mogelijk ruimte creëren hebben we nu een aantal maatregelen getroffen en deze memo gepubliceerd. We hopen dat mede hierdoor vroegtijdige samenwerking een vanzelfsprekendheid wordt!

Scroll naar top