Als je de projectlocatie van DOEN binnenkomt, zit iedereen door elkaar heen aan bureaus te werken. Soms zelfs samen achter één computer! Een bezoeker heeft geen idee wie van Rijkswaterstaat, Mourik of BESIX is.
Marlotte, projectmanager, vertelt over de kunst van samen DOEN.
Samen een kampvuurtje stoken
Sinds vorig jaar oktober zijn projectteam DOEN van Rijkswaterstaat en Combinatie NU (Mourik en BESIX), één projectteam: NU DOEN. Samen lachen we nu over de vooroordelen over Rijkswaterstaat en de aannemerij. De traditionele opdrachtgever-opdrachtnemer-verhouding ligt in de prullenbak. Daar ging natuurlijk wel wat aan vooraf.
De onderlinge samenwerking tussen de teams van de ‘gegadigden’ en het team van Rijkswaterstaat was een doorslaggevend criterium tijdens de aanbesteding. Combinatie NU is daar dus bewust op geselecteerd. Daarna hebben we tijd en moeite in geïnvesteerd om elkaar als team én als mens beter te leren kennen. Een kampvuur tijdens een tweedaagse teamsessie hielp daar bijvoorbeeld bij. En zo komt het dat we nu als één samengesteld projectteam, op één locatie, werken aan de renovatie van de Nijkerkerbrug. De één heeft geen andere status dan de ander. We spreken elkaar er gewoon op aan als dingen goed of minder goed gaan, ongeacht of iemand van de opdrachtgevers- of de opdrachtnemerskant is.
De intrinsieke motivatie om samen een mooi werk te gaan maken heel erg belangrijk. Dan moet je dus wel van elkaar weten wat ‘een mooi werk’ voor iedereen betekent! Wanneer is het project voor iedereen geslaagd? Welke doelen wil je met elkaar bereiken? Als je van elkaar weet wat ieders motivatie is, dan kun je elkaar verder helpen om die gezamenlijke doelen te bereiken.
Steun van achterliggende organisaties
Naast de relatie binnen projectteam NU DOEN, vinden we het ook van wezenlijk belang aandacht te besteden aan de relatie met de opdrachtgevers bij Mourik, BESIX en Rijkswaterstaat. Ook voor hen is dit een nieuwe en andere manier van denken en samenwerken. Het is belangrijk om te achterhalen wat zij nodig hebben om vertrouwen te krijgen in het proces van project DOEN én wat wij van hen nodig hebben om dit project tot een goed einde te brengen. Dat blijft een terugkerend onderwerp op de agenda. Deze sturingslijnen komen daarom bij elkaar om onderling hun verwachtingen en zorgen te delen. Dit draagt bij aan vertrouwen over en weer.
Wat doen we allemaal samen?
NU DOEN is samen in gesprek met de beheerder van de Nijkerkerbrug en met de belangrijkste omgevingspartijen. We doorgronden samen de behoeften en verkennen welke technische oplossing daar het beste op aansluit. Samen bepalen we welke normen en richtlijnen van toepassing zijn en wat die betekenen voor het ontwerp en de uitvoeringsmethode. Samen inventariseren we de risico’s en bepalen we hoe en door wie deze het beste kunnen worden beheerst. En we bepalen samen wat het project gaat kosten om vervolgens de afspraken vast te leggen in een “contract”.
Samen DOEN is ook de voortgang, obstakels, en strubbelingen bespreken en daarover met elkaar besluiten nemen. We hebben geen interne overleggen meer, want ‘intern’ is gewoon NU DOEN. Oók als het gaat om zaken die zich bij één van de organisaties afspelen. Het is namelijk goed om te weten wat er speelt zodat je elkaar beter begrijpt. Bovendien kom je er soms achter dat de ander toch iets voor je kan betekenen. Dus een tip van NU DOEN: weersta de verleiding van vóóroverleggen met projectteamleden van je eigen organisatie. Daar wordt de samenwerking niet transparanter en efficiënter van!
Geen dubbele taken
Over efficiënt gesproken: omdat Combinatie NU en Rijkswaterstaat een samengesteld projectteam zijn is het niet nodig om taken dubbel te beleggen. Want waarom twee risicomanagers als je toch sámen werkt aan het beheersen van de risico’s? Binnen het team hebben we de taken verdeeld op basis van de volgende vragen: wie heeft welke kennis, welke vaardigheden, wie kent de mensen die nodig zijn om een bepaalde klus te klaren en last but not least: wie vindt wat leuk om te doen? Het maakt hierbij dus niet uit bij welke organisatie iemand werkt.
Kortom: nu we écht samen DOEN, voelt dat vertrouwd en vanzelfsprekend. Ook al lijkt het voor de buitenwereld een bijzondere manier van werken.