Eind september 2016 ging de laatste fase (fase 4) van de aanbesteding van Project DOEN van start. Een één-op-één fase waarin Combinatie NU (Mourik en BESIX) en projectteam DOEN (Rijkswaterstaat) één team zijn geworden: NU DOEN. Samen werkten zij aan het ontwerp voor de Nijkerkerbrug, de planning, het risicodossier, het contract en de prijs. Zoals gepland is deze aanbieding op 20 januari ingediend op TenderNed. Uit de beoordeling van Rijkswaterstaat bleek dat de aanbieding aan de eisen uit de aanbestedingsleidraad voldeed. Toch is er besloten om de laatste fase van de aanbesteding nog niet af te sluiten met een gunning. NU DOEN legt graag uit waarom!
Waarom niet meteen groen licht?
Twee constateringen (geleerde lessen) gooiden roet in het eten. Processen die normaal na elkaar plaatsvinden (eerst bij Rijkswaterstaat en daarna bij de aannemer) zijn binnen project DOEN parallel geschakeld. Dit hadden het projectteam van RWS en de vertegenwoordigers van de brancheverenigingen met wie het aanbestedingsproces gezamenlijk is ontwikkeld bedacht om zo meer klantwaarde en eerlijk geld voor eerlijk werk te kunnen realiseren. Het samenvoegen van deze processen heeft in de praktijk ook zijn meerwaarde bewezen (zie het kopje: de winst), alleen kostte dit wat meer tijd dan vooraf was verwacht.
De gegeven tijd voor fase 4 bleek namelijk simpelweg te kort om: gesprekken te voeren met de beheerder en omgevingspartijen om hun behoeften te doorgronden, onderzoeken uit te voeren om meer informatie te vergaren over de staat van de brug, de scope verder uit te detailleren, te verkennen welke normen en richtlijnen op welke manier dienen te worden toegepast, het ontwerpproces, risico’s te bepalen en te verdelen, de raming te maken, het contract te schrijven. Dit alles kwam samen in één iteratief proces van enkele maanden. Rijkswaterstaat en Combinatie NU maakten kennis met werelden waar zij afzonderlijk van elkaar nog nooit mee te maken hadden gehad.
Achteraf gezien kan NU DOEN dus concluderen dat de duur van fase 4 is onderschat:
“Een mooie geleerde les voor andere projecten die een soortgelijke fase in hun aanbesteding willen opnemen: houd de gunningsmijlpaal flexibel zodat deze altijd goed aansluit op de fasering van je proces.”
Voor NU DOEN betekende het dat er op 20 januari een aanbieding lag die voldeed aan de aanbestedingsleidraad, maar waar het team zelf nog niet helemaal tevreden over was. Met iets meer tijd zou de aanbieding nog beter kunnen voldoen aan de bedoeling van het project. “Wij kunnen een betere oplossing bieden waarmee we meer klantwaarde creëren voor minder geld”, aldus NU DOEN.
De tweede constatering (geleerde les) is dat alle éxtra kennis die NU DOEN tijdens fase 4 opdeed, tot een aangepast beeld leidde van wat er allemaal nodig was om de Nijkerkerbrug te renoveren. Hierdoor bleek dat het budget, dat Rijkswaterstaat jaren geleden met de kennis van toen, voor dit project had vastgesteld, bijgesteld moet worden om de brug te kunnen renoveren. Er was dus extra budget nodig in een tijd waarin budgetten onder druk staan. Lastig!
En daarom kon er niet op de geplande datum worden gegund.
De winst
NU DOEN heeft tussen begin februari en begin april de aanbieding herijkt. Het resultaat: een betere oplossing binnen dezelfde planning die minder hinder veroorzaakt tegen lagere kosten.
NU DOEN weet dat de nieuwe oplossing voor de brug en de bijhorende prijs, recht doen aan de bedoeling van Project DOEN: maximale klantwaarde en eerlijk geld voor eerlijk werk. Het team is blij dat deze herijking vóór gunning heeft plaatsgevonden:
“We zijn betrouwbaarder naar de klant over wat hij krijgt en wat het gaat kosten. Bovendien voorkomen we discussies en verstoringen in het proces na gunning.”
Daarnaast is NU DOEN er van overtuigd dat de huidige oplossing tot stand is gekomen door als één team samen te werken. Afzonderlijk van elkaar hadden NU en DOEN deze oplossing niet bedacht.
Alle reden om te gunnen dus! Het wachten is nu nog op het afronden van het proces om extra budget te krijgen. Zodra dat zover is, kan er definitief worden gegund. Ondertussen is er een overeenkomst gesloten tussen Rijkswaterstaat en Combinatie NU voor fase 4 en de voorbereidende werkzaamheden. Het is mooi en goed dat dat mogelijk is.
“Het gezamenlijk overkomen van een verstoring als deze heeft ons als team alleen maar meer verbonden.”
En het laatste goede nieuws: de eindmijlpaal van het werk staat niet onder druk. Goed nieuws, want het halen van de eindmijlpaal in het derde kwartaal van 2018, is één van de belangrijkste behoeften van de klant.