‘Pretcontract’, ‘feestcontract’ of ‘makkelijk leesbaar contract’ zijn termen die je niet vaak hoort. Projectteam NU DOEN wil een overeenkomst die positiviteit uitstraalt. Een document dat je met elkaar opstelt, doorleeft en begrijpt vóórdat je met elkaar aan de slag gaat. Vandaar dat we nu geen contract maar een ‘handleiding’ voor onze samenwerking publiceren. We hopen anderen hiermee te inspireren om zelf ook met het gedachtengoed aan de slag te gaan!
Méér dan een contract
Ondanks dat de handleiding met de onderliggende stukken, zoals het ontwerp, de raming, het gezamenlijke risicodossier en de planning, formeel de overeenkomst vormt voor de renovatie van de Nijkerkerbrug, is het dus veel méér dan een contract waarin uitsluitend regels en afspraken vastgelegd zijn. De handleiding is vooral een vastlegging van de manier waarop we met elkaar (willen) omgaan. In de basis legt het de goede sfeer vast waarin wij al tijdens het aanbestedingsproces met elkaar samenwerkten. Daarnaast willen wij het document gebruiken als handleiding voor de resterende duur van het project.
Een levend document
We hebben ervaren dat de totstandkoming van de handleiding meer bijdraagt aan het slagen van de samenwerking dan de handleiding zelf. Het doorleven ervan was namelijk waardevoller dan de vastlegging. Samen nadenken over welke afspraken je wilt maken en hoe je ervoor kunt zorgen dat ieders belang daar op een goede manier een plek in krijgt, brengt je dichter bij elkaar. Doordat we de handleiding samen hebben geschreven, hebben we de gemaakte afspraken en vooral de achterliggende bedoeling van die afspraken goed in ons hoofd zitten. We zijn ervan overtuigd dat dit ons gaat helpen in het vervolg van het project.
De handleiding zou overigens een stuk korter zijn geweest als we het nu, in juni 2017, hadden opgesteld. De huidige vorm van de handleiding is dan ook het resultaat van ons proces. Tijdens dit proces hebben we onze samenwerking en de daarvoor benodigde afspraken gezamenlijk doorleefd. De handleiding is een levend document dat steeds verder vorm kreeg. De reden dat we hem nu laten zoals hij is, is omdat we anderen graag mee willen nemen in wat we hebben gedaan. Bovendien is het voor onszelf een reflectiemiddel om later terug te kunnen lezen hoe we ergens over dachten, om zo zelf te kunnen leren. We weten pas echt wat er in de handleiding moet komen te staan als het project voorbij is.
Toch regels?
Een handleiding met afspraken? Project DOEN is toch een project zonder regels? Voor alle duidelijkheid: regels en procedures zijn bedacht met een bepaalde bedoeling. We serveren regels daarom nooit klakkeloos af. Wat we wel doen is deskundigen vragen de bedoeling van een regel uit te leggen, zodat we de essentie ervan begrijpen en kunnen bepalen wat ervoor nodig is om de bedoeling te borgen in ons project. Dus: we leggen regels en afspraken wel vast, maar gebruiken ze niet als middel om met elkaar te communiceren. NU DOEN is dan ook selectief omgegaan met het vastleggen van afspraken en regels in de handleiding. We zijn er namelijk van overtuigd dat een omschrijving van zekerheden vaak een schijnzekerheid is. Een zuiver formele en procedurele houding past niet bij NU DOEN. Met elkaar het gesprek aangaan en handelen naar de bedoeling wél.
Wil je meer weten over de handleiding of onze manier van werken? Stuur dan een e-mail naar DOEN@rws.nl.