Projectteam NU DOEN wil maximale waarde leveren voor de klant. Dat betekent dat de renovatie van de Nijkerkerbrug zo goed mogelijk moet aansluiten op de wensen van de beheerder van de brug. Jos Vermaas werkt als regisseur assetmanagement en is de verbindende schakel tussen het project en de deskundigen die de brug bij Rijkswaterstaat beheren. Jos was als personificatie van de klant betrokken bij de aanbesteding en vertelt in dit interview graag over zijn ervaringen tot nu toe.
'Waarom-vragen' in de dialoog
De aanbesteding bestond onder andere uit een dialoog waarin de gegadigden in gesprek gingen met projectteam DOEN én Jos als klant. Doel was om input te vergaren voor hun plannen van aanpak voor de volgende fase. Jos werd bevraagd over de klantbehoeften die hij eerder met zijn achterban had vastgesteld: hinder, mate van onderhoud van de brug, de kosten tijdens onderhoudsperiode versus de kosten tijdens aanleg en ten slotte de opleveringsdatum. Jos: “Ik kreeg vragen over waaróm we bepaalde eisen hebben gesteld. Hierdoor constateerde ik dat ik, als gevolg van het later instappen in het project, vooral voortborduurde op systematiek die er al was. Een volgende keer zal ik mij meer in verdiepen in de achtergrond van de eisen en mijn achterban nog beter bevragen.”
Na afloop van de dialoog was Jos ook betrokken bij het beoordelen van de door de gegadigden ingediende plannen. Jos: “Het was niet eenvoudig om mijn persoonlijke indruk van de teams van de gegadigden tijdens de dialoog los te koppelen van hun inhoudelijke inbreng in de plannen. Het gezamenlijke beoordelingsoverleg met het projectteam hielp mij daarbij. Mijn achterban was overigens sceptisch over het feit dat de beoordeling werd gedaan op basis van plannen van aanpak voor een gezamenlijk ontwerpfase. Zij zijn gewend aan een beoordeling op een oplossing met een prijs”.
“Ik merk dat ik, ook nu nog, mijn achterban moet overtuigen van het voordeel van deze manier van aanbesteden.”
Jos Vermaas, vertegenwoordiger van de klant van Project DOEN Nijkerkerbrug
Samen ontwerpen
Combinatie NU kreeg de pre-award en ging vervolgens met het projectteam DOEN als NU DOEN aan de slag met het ontwerp. Jos had hier als klant een belangrijke rol in. Hij heeft dit proces als ‘enerverend’ ervaren. Het projectteam heeft zijn behoeftes (en die van de omgevingspartijen) doorgrond en vertaald naar een technische oplossing voor de Nijkerkerbrug. Jos kon in eigen woorden aan Combinatie NU vertellen wat hij belangrijk vindt en beiden waren dus niet afhankelijk van interpretaties van eisen. Ook voelde Jos zich meer meegenomen in mogelijke oplossingen, wat zorgde voor meer betrokkenheid en begrip. Deze actieve rol beviel hem heel goed, al was het soms wel lastig om op tijd alle benodigde informatie uit zijn achterban beschikbaar te krijgen.
Iets anders dat lastig bleek was het maken van prijs/kwaliteit-afwegingen tussen verschillende ontwerpmogelijkheden. Het bleek tussentijds in het ontwerpproces namelijk ingewikkeld om op voldoende detailniveau álle gevolgen van dit soort keuzes op prijs, kwaliteit, hinder, risico’s, etc. in beeld te hebben. In de praktijk leidde dit ertoe dat een keuze die eerder in het proces slim leek, soms later in het proces toch gevolgen met zich mee bleek te brengen die de keuze weer op losse schroeven zetten. Jos: “Het ontwerpproces schoot voor mijn gevoel soms alle kanten op. Het verbaasde mij als het projectteam terugkwam op eerder ‘vastgelegde’ afspraken. Ik denk dat de werkwijze en de oplossing die er nu ligt goed aansluit op de behoefte. We hebben van tevoren duidelijk gemaakt wat we willen en wat onze verwachtingen zijn. Deze zijn goed in het ontwerp verwerkt. Dat is volgens mij maximale klantwaarde.”
Jos verwacht geen gekke verrassingen tijdens de uitvoeringsfase van het project. “Ik ben wel benieuwd hoe de gebruikelijke opdrachtgevers- en opdrachtnemersrol uit de verf komt in de uitvoering.”
Project DOEN 2.0
Stel, er komt een Project DOEN 2.0. Wat zou jij anders doen? Jos denkt even na en zegt dan: “Ik zou de volgende keer mijn achterban beter uithoren. Ik zou hen bevragen zoals ik nu bevraagd ben. Het projectteam zou een volgende keer de klant nog vaker kunnen betrekken in het werkproces. Misschien moet ik de hand in eigen boezem steken: ”Ik had nog meer aansluiting met het projectteam kunnen zoeken. Samenwerken op een projectlocatie, zoals NU DOEN dat doet, helpt. Verder merk ik dat het projectteam voorzichtig is met planningen en mijlpalen. Dat is natuurlijk wel te verklaren, want een ‘creatief’ proces laat zich niet vangen in een plan. Het probleem is dat we allemaal groot geworden zijn met planningen en mijlpalen.”
“Ik weet niet of de DOEN-aanpak ook bij complexere projecten werkt. De Nijkerkerbrug is overzichtelijk. Maar aan de andere kant: Best Value is ook klein begonnen. Hoe dan ook, voor nu heb ik er vertrouwen in dat het goedkomt met de Nijkerkerbrug en ik straks krijg wat ik gevraagd heb.”