Een project op dezelfde dag opleveren en overdragen, dat is wat elk projectteam het liefste wil. Ook Project DOEN streeft naar ‘O=O’. Marieke, technisch manager van het project, legt uit op welke manier projectteam NU DOEN (Rijkswaterstaat en Combinatie NU) hier naartoe werkt. Marjon van Wieringen en Tirza Zwanenbeek, beiden van Rijkswaterstaat Midden Nederland – district Noord, vertellen hoe zij dat ervaren.
Projectteam NU DOEN wil aan het eind van het project een dossier over de brug overdragen, waar de beheerder tevreden mee is. Een goed dossier is namelijk een belangrijke voorwaarde om de brug goed te kunnen beheren en onderhouden. Het helpt als de wensen en eisen van de beheerder over dit dossier al vroeg in het project duidelijk zijn. “Bij Project DOEN zaten we al vóór de aanbesteding met de beheerder aan de tafel” vertelt Marieke. “Zodra de aannemer bekend was (Combinatie NU) schoven ook zij aan tafel. Dat is niet gebruikelijk, maar door vroegtijdig met elkaar te verkennen wat er nodig is om een goed dossier te maken, vergroot je de klantwaarde en voorkom je gedoe aan het einde van het project”. Het opleveren en overdragen van de Nijkerkerbrug aan de beheerder zit dus in het hele werkproces van DOEN verweven.
“Normaliter levert de aannemer op aan Rijkswaterstaat en zorgt Rijkswaterstaat voor de overdracht naar de beheerder. Bij Project DOEN dragen projectteam DOEN (Rijkswaterstaat) en Combinatie NU sámen over aan de beheerder.”
Marieke Plegt, Technisch manager Project DOEN Nijkerkerbrug
Proefoverdracht
Hoe de oplevering en de overdracht in het werkproces geïntegreerd zijn, licht Marieke toe aan de hand van een aantal voorbeelden. Zo was er afgelopen februari, voor het eerste deel van het werk dat nu afgerond is, een proefoverdracht van projectteam NU DOEN naar de beheerder. Namens Rijkswaterstaat Midden Nederland, district Noord, waren Marjon van Wieringen, Tirza Zwanenbeek en Jenny Kaliey in de bouwkeet bij de Nijkerkerbrug. Daar kregen zij een beeld van hoe het project er buiten uitziet, hoe er samengewerkt wordt en hoe het oplever- en overdrachtsproces is ingericht. Ze bekeken met NU DOEN de indeling en opbouw van het overdrachtsdossier en een aantal voorbeelddocumenten. Op deze manier worden de oplevering en overdracht al doorleefd en wordt er getoetst of het werkt zoals NU DOEN denkt dat het werkt. Een ander voorbeeld zijn de verificatie- en validatiedagen. Tijdens deze dagen bekijkt projectteam NU DOEN of alle eisen op de juiste manier zijn aangetoond en hoe die in het dossier verwerkt moeten worden. Dat opdrachtgever en opdrachtnemer dat samen doen voorkomt misverstanden vlak voor de eindstreep.
Warm contact
Zo is er dus niet alleen een warm contact tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, maar ook met het district als beheerder. Het is prettig dat het district openstaat voor de andere manier van werken van DOEN. Kost dit de beheerder meer tijd dan gebruikelijk? Volgens Marieke niet. De activiteiten zijn anders gespreid. Het district heeft bij aanvang alleen de klanteis meegegeven, daarna is projectteam NU DOEN ermee aan de gang gegaan. Dat scheelde het district aan de voorkant tijd. Tijdens het werk is er vaker contact, maar aan het einde verwacht NU DOEN dat er minder tijd gevraagd wordt van het district omdat het dossier dan waarschijnlijk veel beter aan de verwachtingen voldoet.
Ervaringen van de beheerder
Marjon (district Noord) ervaart een open sfeer. “Alles kan gevraagd worden en in alle redelijkheid worden zaken al dan niet meegenomen. En nee, er zijn geen standaard contracteisen zoals normaal het geval is. Soms is dat wat zoeken, maar door het regelmatige contact zijn we goed met elkaar in gesprek.” Tirza (district Noord) vult aan: “Het is een fijne manier van werken. Vanaf het begin is er goed pragmatisch overleg waarin het mogelijk is om in aanwezigheid van de opdrachtnemer afspraken te maken.” En wat is er echt anders? Tirza geeft aan dat er meer ruimte lijkt te zijn voor een gezamenlijke invulling. “We hebben de inhoudsopgave van het technisch constructie dossier meegegeven als globale standaard. Daarop was nog maatinvulling nodig. Bij de meeste projecten maakt opdrachtnemer dan een invulling waarop wij kunnen reageren, of we krijgen alleen het definitieve dossier. Doordat we in dit project samen de invulling tot stand laten komen, heb je echt wat aan het eindproduct. Daardoor is er geen vorm van stellingname meer nodig.”
”Inmiddels hebben we van het district gehoord dat we op de goede weg zijn. Binnenkort zitten we bij elkaar om de laatste punten af te stemmen.”
Marieke Plegt, Technisch manager Project DOEN Nijkerkerbrug
De uitdaging: O=O
Marieke geeft aan dat er altijd risico’s zijn die je niet kunt voorkomen. Daardoor blijft het spannend of de beheerder positief blijft. Tirza ziet veel positieve punten. Behalve de manier van samenwerken is er ook openheid over de eisen en documenten die zijn vastgelegd in het gezamenlijke managementsysteem (Relatics). De proefoverdracht, de flexibele houding van projectteam NU DOEN, het zijn allemaal positieve ervaringen voor het district. “Het is een efficiënte werkwijze omdat het definitieve overdrachtsdossier waarschijnlijk in één keer goed is” is de conclusie van Tirza. En dát is de uitdaging van projectteam NU DOEN.
“De uiteindelijke overdracht blijft natuurlijk een formeel moment, maar dit wordt waarschijnlijk een minder beladen moment.”
Marieke Plegt, Technisch manager Project DOEN Nijkerkerbrug