“We zijn het dus niet ‘anders’ gaan doen als doel op zich, maar ‘anders’ gaan doen op momenten dat we konden beredeneren waarom het anders moest.”
Machiel Galesloot, bedoelingenmanager Project DOEN Nijkerkerbrug
In dit interview vertelt Machiel Galesloot over zijn unieke functie bij Project DOEN Nijkerkerbrug. Hij is namelijk ‘bedoelingenmanager’, een interessante doch logische term voor zijn werkzaamheden. Maar wat houdt het precies in? En hoe heeft hij de bedoeling kunnen managen? Dat lees je hieronder!
Project DOEN drijft op twee principes: ‘optimale samenwerking met de markt’ en ‘werken vanuit de bedoeling’. Deze twee principes worden gebruikt om de doelen (‘maximale klantwaarde’ en ‘eerlijk geld voor eerlijk werk’) te behalen. Over hoe je optimaal samenwerkt, hebben de meeste mensen wel een beeld. Maar hoe je vanuit de bedoeling werkt, is toch wat lastiger. Hoe word je eigenlijk ‘bedoelingenmanager’?Machiel: “Ik ben vanuit mijzelf iemand die kritisch is, doorvraagt, nieuwe inzichten deelt en out-of-the-box durft te denken. Daarmee kreeg ik als vanzelf de vraag achter de vraag bij mensen naar boven en zo hielp ik ze bij het afpellen van hun vraagstukken tot de essentie; de bedoeling. Toen dat eenmaal herkend werd, werd ik eigenlijk vanzelf de bedoelingenmanager van Project DOEN!”
Maar wat doet een bedoelingenmanager dan de hele dag? Machiel vertelt dat het een soort coachende functie is in het team. “Ik ben voornamelijk mensen aan het triggeren op zoek te gaan naar de bedoeling achter bedachte regels, er discussies over te voeren om zo mensen aan het denken te zetten.” Regels zijn met een bedoeling bedacht en deze bedoeling is vrijwel altijd erg nuttig. Daarom heeft Project DOEN ook niet regelloos gewerkt, hoewel dat ooit wel de eerste insteek was. “Regels negeren als een doel op zichzelf, dat kan nooit de bedoeling zijn! Het leuke is dat we eigenlijk helemaal geen regels hebben genegeerd, maar toch op een hele andere werkwijze zijn uitgekomen waarvan velen vooraf gezegd zouden hebben: Kan niet! Mag niet! De kern van werken naar de bedoeling is dat je ene werkwijze volgt, die bijdraagt aan de bedoeling van de regel. Dit kan leiden tot andere werkwijzen, maar het kan ook prima zijn dat de bestaande werkwijze gewoon goed is. Dát is de kern van werken naar de bedoeling.”
“Belangrijk is dat je bij de zoektocht naar de bedoeling achter een regel probeert degene die de regel heeft bedacht erbij te betrekken, of als die niet te vinden is, degene die het meeste baat heeft bij die regel. Sommige mensen verwachten misschien dat dat eng is of dat diegene kwaad wordt als je van plan bent zijn of haar regel niet strikt te volgen, maar het omgekeerde is meestal waar. Iemand die een regel heeft bedacht wil graag uitleggen hoe de regel ooit is bedoeld en meedenken over het nut van de regel voor dit project. Zo benut je de regel veel beter dan wanneer je deze gedachteloos volgt! We zijn het dus niet ‘anders’ gaan doen als doel op zich, maar ‘anders’ gaan doen op momenten dat we konden beredeneren waarom het anders moest.” Een mooi voorbeeld is dat beton in een nieuwbouwsituatie volgens de regels 100 jaar zou kunnen moeten meegaan. Echter zijn er in de omgeving van de Nijkerkerbrug een aantal omstandigheden – zoals de restlevensduur van de aangrenzende onderdelen van de brug en toekomstige ambities voor het gebied- die ertoe hebben geleid dat eigenlijk alle belanghebbenden liever een brug zouden hebben die 30 jaar meegaat. “Als iedereen het daarmee eens is, dan is dat dus wat je uitvraagt aan de markt. En dát heeft er weer toe geleid dat we de brug hebben kunnen renoveren, wat veel minder verkeershinder opleverde; een wens van alle stakeholders.”
Op de vraag of het moeilijk was om volgens de bedoeling te werken, blijft Machiel even stil. “Je bent constant aan het reflecteren op wat je doet, als trucje om tot de bedoeling te komen. De uitvoeringsfase is echter een rijdende trein. Om voortgang te boeken, moet je knopen doorhakken, terwijl het werken naar de bedoeling in principe in zich heeft dat altijd alles opnieuw ter discussie te stellen is. Mits daar een goede reden voor is, natuurlijk. “Je moet daarin op zoek naar een werkbare balans, en dát is volgens mij goed gelukt. Soms kan het trouwens ook best heel erg conform de bedoeling zijn om stug vast te houden aan een beslissing die je eenmaal hebt genomen, ook al wéét je dat het nog beter kan. Als dat de enige manier is om een deadline te halen die je met een goede reden hebt afgesproken, dan is dat de bedoeling.”
Nieuwsgierigheid
Toch moet je daar volgens Machiel ook niet té lichtzinnig over denken. “Als er iets is besloten, maar veranderd moet worden vanwege een goede reden, dan moet dat kunnen. Daarom is het ook zo belangrijk dat je naar de bedoeling werken combineert met optimale samenwerking, want een besluit herroepen vergt veel begrip voor elkaars situatie. Dat lukt je alleen maar als je in groot vertrouwen met elkaar kunt samenwerken.” Machiel vertelt dat de mensen van Combinatie NU die het werk gegund kregen, het eigenlijk niet moeilijk vonden om ook vanuit de bedoeling te werken. Het hele aanbestedingsproces was er namelijk op ingericht om een goede samenwerkingspartner te vinden die kon aantonen binnen het gedachtegoed van DOEN te kunnen werken. Zo krijg je dus tot op een zeker niveau ‘vanzelf’ een gelijkgestemde opdrachtnemer die dus ook min of meer op dezelfde manier kan en wil werken. Ook zag men al snel het nut ervan in: door het zoeken naar en met elkaar delen van de bedoeling creëer je begrip en kan je al je keuzes verantwoorden. Zo maak je dus uiteindelijk de beste keuzes voor het beste resultaat en dat wil iedereen!
Volgens Machiel zou elk project volgens de bedoeling kunnen werken. Dat betekent niet dat andere projecten op precies dezelfde manier moeten werken als Project DOEN Nijkerkerbrug het heeft gedaan. Integendeel. “Waar het om gaat is dat je blijft reflecteren. Wees nieuwsgierig waarom je dingen doet zoals je ze doet; waarom ze gaan zoals ze gaan. Vraag jezelf af of dat wel de meest logische manier is om het beoogde doel te bereiken. Volg bij je aanpak niet klakkeloos wat je gewend bent, maar wees kritisch en pas je werkwijze aan de context van je project aan. Het moet wel heel raar lopen als daar bij twee projecten exact dezelfde werkwijze uit voort zou komen!”
Als laatste geeft Machiel nog een aantal tips hoe je een goede bedoelingenmanager kan zijn: “Zorg dat je nieuwsgierig bent, maar ook kritisch en empathisch. Je moet snappen waarom mensen bepaalde beweegredenen hebben en daar ook rekening mee willen en kunnen houden. Het is niet de bedoeling om mensen te irriteren, maar juist om mensen te laten nadenken over datgene dat bijdraagt aan het resultaat van je project, door logisch na te denken. Wees niet gevoelig voor autoriteit of gewoonterecht, maar durf van het gebaande pad te wijken en je teamgenoten daarvoor te enthousiasmeren en ze zo daarin mee te nemen. Leer, maak fouten (leer dus nog een keer), blijf zoeken naar verbetering, maar wees ook tevreden wanneer het goed genoeg is. Heb oog voor het grotere geheel. Dan kom je een heel eind als bedoelingenmanager!”
