Het begin van het begin zit erop voor team Kooymont. De aanbestedingsdocumenten zijn in juni op Tendernet gepubliceerd. Uiteindelijk was het nog best een lange weg om het aanbestedingsproces vanuit de bedoeling van de regels in te richten, en op papier te krijgen. Geen lang als in slepend en vermoeiend, maar lang als in tijdrovend. Een creatief proces waarbij je jezelf voortdurend moet afvragen of het bijdraagt aan het beoogde resultaat of dat het je in later stadium in de weg kan gaan staan. In het aanbestedingsproces wordt er bij project Kooymont in vier fasen getrechterd naar onze toekomstige samenwerkingspartner.
Hoe ziet de aanbesteding eruit?
In fase 1 vindt de trechtering naar vijf marktpartijen plaats. Visie staat in deze fase centraal. De ingediende visiedocumenten en videochallenge worden door Rijkswaterstaat beoordeeld. De videochallenge is een online tool waarbij vooraf ingesproken vragen door de marktpartijen worden beantwoord. Hierdoor kunnen we beter beoordelen of de partij zijn visie op zijn manier van werken en het DOEN-gedachtegoed, zoals hij deze heeft beschreven in het visiedocument, ook daadwerkelijk doorleeft en uitdraagt. Het gaat immers om meer dan alleen een mooi verhaal.
In fase 2 vindt de trechtering plaats van vijf naar drie marktpartijen en staat de samenwerking centraal. In deze fase worden de drie partijen geselecteerd die het best met team Kooymont kunnen samenwerken. Eerst een speeddate en vervolgens assessments. Bij het onderdeel “speeddate” kunnen de marktpartijen kennis maken met leden van het projectteam Kooymont. Zo stellen we de partijen in staat om eigen teamleden te selecteren die de kans op succes in de samenwerking met Rijkswaterstaat het grootst maken. Het betreft een korte informele kennismaking van circa een uur, waarbij de marktpartijen de gelegenheid krijgen om kennis te maken met de teamleden, vragen te stellen en informatie te vergaren over de voor het project benodigde samenwerking. Het is dus niet de bedoeling dat er projectinhoudelijke vragen worden gesteld.
In fase 3 vindt de trechtering plaats van drie naar één marktpartij, die onze samenwerkingspartner wordt waaraan de opdracht voorlopig wordt gegund. In deze fase staat de procesaanpak centraal. Marktpartijen kunnen middels dialooggesprekken de klant en het projectteam Kooymont bevragen om input te vergaren voor de plannen van aanpak die in deze fase ingediend moeten worden. Plannen die de aanpak beschrijven voor fase 4 m.b.t. prijsvorming, het ontwerpproces en risicoverdeling, een interpretatie van de klantbehoefte en de invulling van de prijscomponent.
Tenslotte wordt er in fase 4 door het projectteam en de samenwerkingspartner uit de markt, de opdrachtnemer, gezamenlijk naar een definitieve gunning toegewerkt.
Alternatieve kwaliteitsborging
Voor de borging van de kwaliteit hebben we gebruik gemaakt van bestaande instrumenten, maar net even anders. Een alternatieve Tenderboard, een Gatereview op maat en sessies met leden van Platform DOEN. Zo hebben we kwalitatief goede stukken gepubliceerd, hebben we ons netwerk op orde en zijn we intern goed voorbereid. Het enthousiasme en de interesse zijn zowel in- als extern groot. Het proces van totstandkoming van de aanbestedingsstukken heeft ook een prettig neveneffect gehad: teambuilding. Het team is enorm gegroeid, spreekt dezelfde taal en heeft een eenduidige visie op het DOEN-gedachtegoed. Het werkt aanstekelijk en we hebben er allemaal zin in.