De komende jaren realiseert Rijkswaterstaat meer riviernatuur. Het gunningstraject voor deze opgave leunde zwaar op het gedachtegoed van DOEN: maximale klantwaarde en eerlijk geld voor eerlijk werk. Het GROW-team van Arcadis en Antea Group kwam hierbij als beste naar voren. Tjeerd Ruppert, projectmanager van Rijkswaterstaat, en Marius Kiers, omgevingsmanager van Arcadis, vertellen hoe deze samenwerkingsvorm bevalt.
Niet alles dichttimmeren
Anders dan anders
Samenwerking was een expliciet onderdeel van de uitvraag. Daarom besteedde het GROW-team veel tijd aan het bepalen van het allerbeste team. Ruppert was onder de indruk van hoe het GROW-team zich tijdens het assessment presenteerde. ‘Er ontstond direct een beeld van meerwaarde, dat geeft vertrouwen. Er was een goede interactie, chemie en focus. We kwamen tot goede resultaten en luisterden naar elkaar. Ook viel de rust bij het assessment op. En doordat je van tevoren al een proeve hebt gekregen van de samenwerking, voelen de gesprekken na de gunning meteen natuurlijk en veilig. En nog steeds trouwens.’
‘Het vormen van ons team was geen kwestie van een paar cv’s inleveren en klaar. Aan de voorkant zat een enorme voorbereiding. Al in de tenderfase hielpen externe coaches ons om het perfecte team samen te stellen en in korte tijd als één team te gaan werken. Dat kon mede doordat we van Rijkswaterstaat een profielschets van hun team ontvingen. Iets wat niet gebruikelijk is, maar ons wel enorm hielp.’
Marius Kiers (Arcadis), Omgevingsmanager
Open samenwerking
Inmiddels staat het team aan de vooravond van de eerste planuitwerkingen, een pilot op zo’n 10 locaties. Dit zijn gebieden waar al veel informatie over bekend is en waar alle kaders, PVE’s en werkprocessen kunnen worden getest. Tot nu toe zijn beide partijen dik tevreden over de samenwerking. Ruppert: ‘Een goede relatie draagt bij aan het team- en projectresultaat. Bij een normale aanbesteding is het nog maar afwachten met wie je gaat samenwerken, nu wisten we al dat het goed zat. Er is ook helemaal geen sprake van een traditionele opdrachtgever-opdrachtnemerverhouding. We opereren echt als één team.’
Kiers sluit zich daar volledig bij aan. Ook hij vindt de samenwerking open en fijn. ‘Samenwerken is een werkwoord, het gaat niet vanzelf. Het is belangrijk om expliciet stil te staan bij wat er goed gaat en wat niet. Dat is mijns inziens een voorwaarde voor het DOEN-gedachtegoed. Het hele team staat er open in. We durven ook aan de bel te trekken wanneer iets minder lekker loopt of iets niet goed voelt.’
Hebben de teams dan helemaal geen last van de coronabeperkingen? ‘Natuurlijk wel’, zegt Ruppert. ‘Je merkt wel dat het digitale werken de samenwerking en het elkaar goed begrijpen af en toe remt. Aan tafel is het toch makkelijker praten dan wanneer je je hand op moet steken in een Skypesessie.’
Ruppert constateert ook dat de continuïteit aan zijn kant van het team lastig is. ‘Dat komt doordat niet elke medewerker vast bij Rijkswaterstaat werkt. Het kost veel inspanning om dit voor elkaar te krijgen en succes is niet gegarandeerd, ervoeren we al. Dat heeft impact op de optimale samenwerking. Daarnaast wordt continuïteit over en weer verwacht, dus dat wil je graag waarmaken. In geval van vervanging bespreken we hoe vervanging plaatsvindt, door wie en of deze persoon in het team past.’
‘Natuurlijk hebben we met elkaar nog veel te leren. Daar besteden we als één team ook veel aandacht aan. Maar ik ben vooralsnog ontzettend enthousiast over deze aanpak. Voor programma’s van deze omvang met zoveel onzekerheden is het echt de moeite waard om op deze manier aan te besteden.’
Tjeerd Ruppert (Rijkswaterstaat), Projectmanager
Gewoon DOEN
En het werken vanuit de bedoeling, hoe gaat dat? Daar zijn de meningen nog over verdeeld. Volgens Kiers lukt het nog niet altijd om écht conform DOEN te werken. ‘Alleen dit project heeft al 175 maatregelen. Het doel van al die maatregelen is helder – realiseer meer riviernatuur – maar vraagt wel steeds maatwerk. Elke locatie heeft zijn eigen verhaal en situatie. Werken conform DOEN vraagt dan ook ruimte, mandaat en vertrouwen om dat maatwerk te leveren om die bedoeling waar te maken. Daar zit wel spanning op: hoeveel ruimte biedt een groot programma en complexe organisatie als Rijkswaterstaat?’
Ruppert erkent wat Kiers zegt, maar weet ook dat een groot programma als dit veel afstemming vergt binnen Rijkswaterstaat en met betrokken organisaties als Staatbosbeheer, provincies en waterschappen. ‘Werken volgens de bedoeling streven we zeker na, maar het is niet realistisch om het als een vanzelfsprekendheid te beschouwen. Door vooral met elkaar en vanuit een open houding het gesprek op tafel te leggen, wordt werken vanuit de bedoeling meer dan alleen een ‘vurige wens’.’
