Gedachtegoed DOEN 

DOEN gaat voor maximale klantwaarde en eerlijk geld voor eerlijk werk. Door in bouwprojecten beter met elkaar samen te werken. Tussen opdrachtgevers en marktpartijen, maar ook met beheerders en stakeholders in de omgeving. Door te werken vanuit de bedoeling achter bestaande regels. Logisch nadenken en alleen doen wat zinnig is. En door te leren en geleerde lessen te delen met anderen, om zo bij te dragen aan een structurele verandering in de bouwsector.

Ieder project ontstaat vanuit een behoefte en heeft dus een klant. Uiteindelijk wil je iets maken wat aan deze behoefte voldoet. Hoe kom je erachter wie de belangrijkste klant is en wat hij écht wil, zodat hij aan het eind van het project tevreden is met het resultaat?

Wie is de klant?
In de bouwsector zijn we geneigd om te denken dat het projectteam van de opdrachtgever de klant is van de opdrachtnemer. Maar voor wie ontwerpen en bouwen we nu eigenlijk echt? Wie betaalt er voor het project? Wiens probleem lossen we op? Wie heeft het grootste belang bij het project? Wie kan de afweging maken tussen consequenties van keuzes op korte en op lange termijn? Deze vragen helpen je om de échte klant te vinden. Als opdrachtgever en opdrachtnemer werk je samen voor die klant.

Geef de klant een gezicht
Bijna altijd is de klant een organisatie of een groep mensen. Het werkt dan heel prettig als de klant vertegenwoordigd wordt door een persoon van vlees en bloed. Dan kun je met de klant praten, je ermee identificeren, je erin verplaatsen, doorvragen naar het ‘waarom’ achter zijn behoeften en een vertrouwensrelatie opbouwen. Gevoelsmatig is het makkelijker om behoeften van een persoon centraal te stellen dan behoeften die alleen als eisenlijst op papier staan.

Dick van der Kolk, Omgevingsmanager Project DOEN – Nijkerkerbrug:
Onze klant was de belastingbetaler, die een goed functionerend infrastructureel netwerk wenst tegen redelijke kosten. De klant werd vertegenwoordigd door Jos Vermaas, namens de beheerders van de brug. Zij beheren de brug als schakel in het infrastructurele netwerk.

Laat de klant beslissen of iets meerwaarde heeft
Maximale klantwaarde betekent dat het project datgene levert wat de klant nodig heeft. Niet meer, niet minder. Daarom is het belangrijk om te begrijpen waar de klant geld voor over heeft en waarvoor niet. Neem geen genoegen met een lijst met eisen, maar onderzoek en doorgrond de achterliggende behoefte. Betrek de klant intensief gedurende het hele project en laat de klant keuzes maken tussen verschillende oplossingen.

Zet vraag en aanbod aan één tafel
Om maximale klantwaarde te creëren is niet alleen kennis van de klantbehoefte noodzakelijk (de vraag van de klant), maar ook expertise over mogelijke oplossingen (het aanbod van de markt). Om meerwaarde te creëren moet je elkaar goed begrijpen. Communiceer niet alleen via papier, maar ga vooral met elkaar in gesprek. Ga als klant, opdrachtgever en opdrachtnemer dus regelmatig aan één tafel zitten.

Voor DOEN is eerlijk geld voor eerlijk werk een net zo belangrijk doel als maximale klantwaarde. Gedoe in bouwprojecten is namelijk meestal gedoe over geld.

Oog voor elkaars belangen
Als je wilt dat de samenwerking van twee kanten komt, dan is het wel zo logisch dat zowel de belangen van opdrachtgever als die van opdrachtnemer een plek krijgen in de projectdoelen. Zo kom je bij problemen niet tegenover elkaar te staan, maar samen tegenover dat probleem. Als de projectdoelen niet ieders belang vertegenwoordigen, zul je zien dat eigen belangen altijd voor gaan. De projectdoelen zijn dan slechts schijn.

Daarom is het belangrijk om gezamenlijk te streven naar eerlijk geld voor eerlijk werk:

Eerlijk geld…
de aanneemsom is realistisch en biedt de mogelijkheid op een nette winst

…voor eerlijk werk
wat geleverd wordt voldoet aan de afspraken

Eerst overeenstemming, dan een aanneemsom
Om eerlijk geld voor eerlijk te krijgen, is het belangrijk dat iedereen het eens is over wat er geleverd wordt (en ook: wat er niet geleverd wordt!), voordat de aanneemsom wordt bepaald. Dit klinkt logisch, maar in veel aanbestedingen worden het ontwerp en de aanneemsom eenzijdig door de opdrachtnemer opgesteld. Op basis van de eisen en het contract die eenzijdig zijn opgesteld door de opdrachtgever. Als je het echte gesprek hierover pas na gunning gaat voeren, staat de aanneemsom al vast en zijn aanpassingen lastig of zelfs niet meer mogelijk. En dat terwijl de kans dat je elkaar niet 100% begrepen hebt, groot is. Datgene wat je uiteindelijk oplevert, moet natuurlijk aansluiten op de wensen van de klant. Ook wil je dat contractuele afspraken voor iedereen helder zijn en dat de aanneemsom die daaruit volgt realistisch is. Met voldoende buffer om tegenvallers op te vangen.

Het kan natuurlijk voorkomen dat je sommige prijsonderdelen vooraf niet goed in kunt schatten. Kijk in dat geval of het mogelijk is om deze prijsbepaling uit te stellen of leg de aannames die zijn gebruikt om tot de prijs te komen met elkaar vast. Bespreek samen wat er wel en niet in de aanneemsom zit, zodat hier geen gedoe over komt op het moment dat de prijs hoger of lager uitvalt.

Ansel Velthof, Contractmanager Project DOEN – Nijkerkerbrug:
Omdat we te maken hadden met renovatiewerk, waren er relatief veel onzekerheden. We hebben tijdens de aanbesteding gezamenlijk de aanneemsom opgesteld met een open boek begroting. Over de grootste onzekerheden hebben we aannames vastgelegd, zodat we afwijkingen daarop met elkaar konden verrekenen.

Maximale klantwaarde en eerlijk geld voor eerlijk werk bereik je alleen door in de gehele keten goed met elkaar samen te werken. Dus ook tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Projectenwerk blijft nu eenmaal mensenwerk.

Samenwerken gaat niet vanzelf
Voor goede samenwerking zijn zowel harde als zachte randvoorwaarden nodig. Heldere gezamenlijke afspraken, maar ook een goede teamsamenstelling en continuïteit in het team. Als je samenwerken echt belangrijk vindt, dan kun je hier allebei, opdrachtgever en opdrachtnemer, niet pas mee beginnen na gunning. Sterker nog: begin er al mee vóór de aanbesteding. Bepaal samen wat je nodig hebt voor een goede samenwerking en zorg dat de aanbesteding zo is ingericht dat die de juiste randvoorwaarden schept.

Jan-Co van den Doel, Projectmanager Combinatie NU Project DOEN – Nijkerkerbrug
Eén van de onderdelen van de aanbesteding was een selectie op samenwerking. De projectteamleden van RWS en van elke marktpartij werkten een hele dag met elkaar samen aan casuïstiek onder observatie van onafhankelijke, professionele assessoren. Deze beoordeelden welke drie van de vijf marktpartijen de beste samenwerkingspartners vormden voor dit specifieke project.

Onderlinge afspraken bepaal je samen
Als je wil dat de samenwerking van twee kanten komt, dan is het zinvol om afspraken over je project ook samen te maken. Zo zorg je ervoor dat de belangen van beide partijen worden geborgd. Klinkt logisch? Toch gebeurt dit vaak niet.
Schrijf bijvoorbeeld samen het contract. Het doorleven van de afspra­ken is waardevoller dan de vastlegging op papier. Sa­men bespreken welke afspra­ken je wilt maken, waarom je die wilt maken en hoe je ervoor kunt zorgen dat ieders belang daar een plek in krijgt, brengt je dichter bij elkaar. De onderlinge verwachtingen worden helder en dit leidt tot veel minder correcties, versto­ringen en onnodige discussie.

Werk samen als collega’s
Waarom? Je bént als opdrachtgever en opdrachtnemer elkaars collega, je bent immers samen een project aan het realiseren.

Samenwerking kun je niet afdwingen. Die wordt niet beter van spelregels voor samenwerking of verplichte momenten waarop je met elkaar moet delen hoe je je voelt. Samenwerking wordt beter door iets gemeenschappelijks te hebben (een gezamenlijk doel), door elkaar te kennen als persoon, door samen dingen mee te maken. Dan wìl je met elkaar samenwerken, in plaats van dat het moet. Investeer in elkaar en ruil wantrouwen in voor vertrouwen.

Het helpt om één team te vormen, met één organogram en één overlegstructuur zonder vooroverleggen in de losse organisaties. Om op één locatie te werken met alle bureaus door elkaar heen. Om iedereen te laten doen waar hij goed in is, ongeacht bij welke organisatie hij werkt. Om nieuwsgierig te zijn en samen te bedenken hoe de belangen van alle betrokken partijen het beste kunnen worden geborgd. Om als collega’s op gelijkwaardige basis te werken voor dezelfde klant.

Teamsamenstelling en continuïteit
Het vormen van een goed team is de eerste stap naar een goed team. Het gaat erom dat de teamleden van opdrachtgever en opdracht­nemer bij elkaar passen en elkaar aanvullen. Zowel qua persoonlijkheid als qua kennis. Daarnaast is het belangrijk om continuïteit in je team te houden. Wisselingen zullen er echter altijd zijn. Dat is niet erg, soms zelfs handig. Het is wel belang­rijk om bij wisselingen mensen te kiezen die passen in het team. En dat kun je als opdrachtgever en opdrachtnemer het beste sámen bepalen.

Hoe vaak denk jij na over het nut van een bepaalde regel, geschreven of ongeschreven? Vaak volgen we regels en standaardprocedures. Of we doen dingen omdat we die altijd zo doen, zonder na te denken over de bedoeling. Maar passen deze regels wel bij jouw project? Terug naar de essentie.

Weet waarom je doet wat je doet
“Waarom?” Meestal zijn we snel tevreden met een antwoord op deze vraag. Werken vanuit de bedoeling is blijven reflecteren. Wees nieuws­gierig waarom je dingen doet zoals je ze doet, waarom ze gaan zoals ze gaan. Vraag jezelf af of dat wel de meest logische manier is om het beoogde doel te bereiken. Volg bij je aanpak niet klakkeloos wat je gewend bent, maar wees kritisch en pas je werkwijze aan de opgave en het team van je project aan.

Machiel Galesloot, Bedoelingenmanager Project DOEN – Nijkerkerbrug
Werk niet alleen vanuit de bedoeling, maar leg deze ook vast. Wij hebben de bedoeling bijvoorbeeld vastgelegd in de aanbestedingsleidraad, zodat marktpartijen van elke stap van de procedure konden lezen waarom daarvoor was gekozen en wat de bedoeling ervan was.

De bedoeling achter de regel is heilig, de regel zelf niet
Regels en procedures zijn ooit bedacht met een bepaalde bedoeling. Deze bedoeling is vrijwel altijd heel erg nuttig. Vraag deskundigen om de bedoeling van een regel uit te leggen, zodat je de essentie ervan begrijpt en samen kunt nadenken over hoe je die kunt borgen in je project.

De bedoeling borgen is niet per se hetzelfde als het opvolgen van de regel! Soms is een regel namelijk vermomd als middel. Bijvoorbeeld: je moet dit stappenplan doorlopen, je moet dit plan opstellen, je moet deze rapportage invullen. Het helpt om bij middelen te checken of deze je daadwerkelijk dichter bij het beoogde doel van de regel brengen. Soms is een ander middel in jouw situatie veel zinvoller. Wees niet bang voor de dialoog hierover, want juist die helpt je – en de deskundigen zelf vaak ook! – om meer inzicht te verkrijgen.

Overdrijf het niet
Let wel op dat je ook keuzes maakt. Je kunt tot in het on­eindige doorpraten over de bedoeling, maar je moet op een gegeven moment ook vooruit. Maak dan gewoon de beste keuze die je op dat moment kunt maken en leg vast waarom je deze keuze zo hebt gemaakt. Tot slot betekent werken vanuit de bedoeling niet dat je geen structuur en duidelijke rolverdeling meer nodig hebt. Niet alles moet opeens anders. Regels zijn soms ook fijn, ze bieden houvast.

Om een structurele verandering in de bouwsector te weeg te brengen is het belangrijk om te leren en de geleerde lessen te delen met anderen.

Leren gaat niet vanzelf
Natuurlijk sta je onderweg naar huis wel eens stil bij wat er die dag is gebeurd en haal je daar lessen uit. De vraag is in hoeverre die lessen blijven hangen en of je ze gaat delen met anderen. Leren is reflecteren op je keuzes. Het is eigenlijk het vervolg op werken vanuit de bedoeling. Je hebt bewust gekozen voor een aanpak met de verwachting daarmee een bepaald doel te bereiken. Daarna kun je terugkijken of dit ook daadwerkelijk het geval is. In hoeverre zijn je verwachtingen uitgekomen? Of is er iets anders gebeurd en hoe kwam dat? Het helpt om deze analyse samen te doen. Hardop met elkaar reflecteren brengt inzicht in meerdere perspectieven op dezelfde situatie. Het verrijkt het beeld en maakt het makkelijker om de kern van de geleerde les boven tafel te krijgen. Bovendien dwingt het inplannen van momenten om dit met elkaar te doen ook om daadwerkelijk de tijd te nemen om bewust even stil te staan.

Geen methode, maar een gedachtegoed

DOEN is geen nieuwe methode, projectaanpak, contractvorm of aanbestedingsprocedure. Het is een gedachtegoed, waar alle keuzes en de manier waarop je handelt in je project uit voortvloeien. De aanpak van het eerste DOEN-project, de Nijkerkerbrug is dus (slechts) een voorbeeld van hoe je DOEN in de praktijk in een project kunt toepassen. Alle DOEN-projecten op deze website hebben een eigen aanpak, die past bij het team, de opgave en de context van hun project. Wat hebben ze dan wel met elkaar gemeen? Het gedachtegoed!

Wat levert DOEN op?

Momenteel is er één DOEN-project afgerond: de renovatie van de Nijkerkerbrug. Bij dat project heeft DOEN het volgende opgeleverd:

  • Tevreden klant en stakeholders in de omgeving
  • Minder hinder voor de weggebruiker (2 vs. 9 weekendafsluitingen)
  • Soepele overdracht naar de beheerorganisatie
  • Klant vindt dat hij waar voor zijn geld heeft gekregen
  • Opdrachtnemer heeft winst gemaakt

De doelen uit het gedachtegoed zijn dus behaald. Daarnaast zijn er ook andere resultaten geboekt:

  • Kosten meer voorspelbaar én beter uitlegbaar
  • Weinig wijzigingen (<2% vs. 20% meerwerk)
  • Weinig opgetreden risico's
  • Minder gedoe, minder verrassingen
  • Verhoogde efficiëntie, minder papierwerk
  • Efficiënter benutten ontwerpcapaciteit sector
  • Meer ruimte voor innovatie en vakmanschap
  • Meer gezamenlijk eigenaarschap
  • Meer onderling begrip en gelijkwaardigheid
  • Meer werkplezier!

Zelf aan de slag?

Het eerste DOEN-project werd uitgevoerd door Rijkswaterstaat en de aannemerscombinatie Mourik-BESIX. Samen leerden zij door te doen tijdens de renovatie van de Nijkerkerbrug. Eind 2018 is dit project succesvol afgerond en geëvalueerd. De ervaringen, geleerde lessen en tips voor andere projecten zijn onder andere gevat in een boekje, een spel en een webinar. Nog meer weten? Neem dan contact met ons op via de contactpagina.

Trip down memory lane

Om het ontstaan van DOEN te verklaren duiken we in het verleden. Na de bouwfraude zijn de verhoudingen tussen publieke opdrachtgevers en marktpartijen in de bouwsector veranderd. Er werd meer afstand gecreëerd en meer regels ingesteld. Bij tegenslagen in projecten werden nieuwe clausules in het standaardcontract opgenomen, dat dikker en dikker werd. Ook de crisis maakte dat elke partij met zo min mogelijk kleerscheuren door de samenwerking heen probeerde te komen. En dat is natuurlijk hartstikke zonde. Elk project biedt een mooie kans voor publieke opdrachtgevers om infrastructuur en gebouwen in Nederland te verbeteren en voor marktpartijen om te blijven innoveren en werk te doen waar ze goed in zijn. Zowel vanuit de markt als vanuit opdrachtgevers is er daarom vraag naar vernieuwing, naar anders en beter samenwerken.

Project DOEN werd in het voorjaar van 2013 werd gelanceerd door het Opdrachtgeversforum. Jan Hendrik Dronkers, voormalig Directeur-generaal van Rijkswaterstaat, nam initiatief tot het eerste DOEN-project. Hij gaf projectteam DOEN Nijkerkerbrug de volgende opdracht mee: “Doe alsof er geen regels zijn en bedenk dan wat je zou willen. Als je vervolgens regels tegenkomt die dit belemmeren, kijk dan hoe je hier creatief mee om kunt gaan. Alle regels mogen ter discussie worden gesteld, behalve de wet. Denk vooral niet te veel in bestaande kaders! Wees onbevangen, maar niet naïef. Het contact is belangrijker dan het contract. Is het contract dan onbelangrijk? Natuurlijk niet. Het contract dient de nodige dingen te regelen. Maar het gedrag en de cultuur, de onderlinge gelijkwaardigheid, elkaar serieus nemen, goed denken aan elkaars belangen, elkaar respecteren, dat dient voorop te staan. Dat is echt een nieuwe werkwijze. Dat is het doorbreken van traditionele patronen.”

Marktvisie

DOEN is een invulling van de marktvisie die Rijkswaterstaat, brancheorganisaties en marktpartijen gezamenlijk hebben ontwikkeld. Het doel van de marktvisie is om de samenwerking tussen Rijkswaterstaat en andere (publieke) opdrachtgevers en de markt vorm te geven voor de toekomst. Meer informatie vind je op de website van de Marktvisie.