Aanbesteding 

De toekomst kent ongetwijfeld nieuwe ambities. Daar moeten we op kunnen inspelen. Het projectteam kan dat niet alleen. We willen de kennis en creativiteit van de markt benutten. Daarvoor zoeken wij een partner om samen onze ambities waar te kunnen maken. Met deze gedeelde ambities, maken we gezamenlijk afwegingen en besluiten. Dat betekent een duurzame relatie, die verder gaat dan de oplevering van het gebouw.

Het project zoekt eerst naar een partner, om vervolgens samen afspraken te maken en een contract te schrijven. Een contract dat ruimte biedt voor flexibiliteit om te blijven doen wat de bedoeling is. Partners in de opgave zijn ook partijen als gebruikers, bewoners en de gemeente.

Anders dan gebruikelijk, wil het project al in het begin van het ontwerpproces komen tot de selectie van een samenwerkingspartner. De aanbesteding wordt dan voorlopig gegund op basis van een schetsontwerp en een samenwerkingsplan voor de gezamenlijke uitwerking van dit ontwerp en de realisatie en exploitatie. Pas na die gezamenlijke uitwerking stellen opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk een overeenkomst op over het op te leveren tussenresultaat en de exploitatieperiode daarna. De transactiekosten voor de aanbesteding zullen daardoor fors lager zijn dan in eerdere integrale (DBFMO)-aanbestedingen en partnerschap krijgt daardoor een grotere betekenis.

Het doel is om een samenwerkingsmodel te ontwikkelen waarin partnerschap centraal staat, om zo integrale kwaliteit en hoge toekomstwaarde te bereiken tegen lage transactiekosten.

Het aanbestedingsproces

Fase 1: Prekwalificatie en selectie op basis van visie

De eerste fase start met een x-aantal inschrijvers. Het doel van deze fase is om op een efficiënte wijze 5 Gegadigden, die een visie ontwikkelen die past bij de geformuleerde doelstelling van het project, te selecteren. Hierbij wordt gekeken naar de totstandkoming van deze visie, hoe ze deze willen bereiken, welke partners een rol spelen in de samenwerking en welke ontwikkelingen of innovaties invloed kunnen hebben op het proces.

Aan de hand van de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen wordt beoordeeld welke Gegadigden op basis van hun aanmelding toegelaten mogen worden tot het vervolg van de procedure. Indien meer dan 5 Gegadigden een geschikte aanmelding hebben gedaan, zal op basis van een Visiedocument en Prestatieonderbouwing een selectie worden gemaakt voor fase 2. De gegadigden leveren een visiedocument in, met twee uitgewerkte thema’s: een samenwerkingsmodel waarin duurzaam partnerschap centraal staat, en een integrale benadering van de te bereiken toekomstwaarde. De invulling van de toekomstwaarde wordt beoordeeld op: (a) duurzaam partnerschap, (b) ruimtelijke kwaliteit en (c) duurzaamheid.

Waarom DOEN?
Voor een goede samenwerking zijn zowel harde als zachte randvoorwaarden nodig. Heldere gezamenlijke afspraken, maar ook goede teamsamenstelling en continuïteit in het gecombineerde team van opdrachtgever en opdrachtnemer. Als je samenwerken echt belangrijk vindt, dan kun je hier allebei, opdrachtgever en opdrachtnemer, niet pas mee beginnen na gunning. Sterker nog: je moet er al mee beginnen vóór de aanbesteding. Bovendien vraagt deelname aan een aanbesteding veel inspanning, van zowel de Aanbesteder als de Gegadigden. Om verspilling bij een groot aantal Gegadigden te voorkomen wordt bij aanvang van de aanbestedingsprocedure getrechterd van het totale aantal naar maximaal 5 Gegadigden. Het opstellen van het Visiedocument stimuleert inschrijvers zich te verdiepen in de visie van DOEN en het project Stationsgebied Arnhem en op basis van het aangeleverde materiaal door de Aanbesteder een eigen visie te genereren. Zo worden vijf Gegadigden geselecteerd die het gedachtegoed het beste hebben weten te doorleven en het met een eigen visie kunnen verrijken. De prestatieonderbouwing helpt de Aanbesteder te beoordelen deze visie ook daadwerkelijk te kunnen waarmaken; niet alleen woorden, maar daden: DOEN!

Fase 2: Assessment en uitwerking van de visie

De tweede fase start met vijf Gegadigden die op basis van de erekwalificatie in fase 1 zijn toegelaten. In deze fase wordt geselecteerd op partnerschap.

De samenwerking wordt beoordeeld door een externe onafhankelijke observator tijdens een assessment van één dag per Gegadigde. Ook rondom andere momenten wordt aandacht besteed aan samenwerking en teamontwikkeling. Voorafgaand aan het assessment zullen deelnemers van zowel de Gegadigden als van projectteam Stationsgebied Arnhem een EQ-i test maken, die het emotioneel en sociaal ontwikkeld vermogen van de deelnemers meet. Ook zijn belangrijke waarden en verwachtingen in de samenwerking, onderwerp van gesprek.

Waarom DOEN?
Een goede samenwerking moet je eerst voorbereiden. Je kunt niet zomaar de teams van opdrachtgever en opdrachtnemer bij elkaar zetten en verwachten dat er vanaf dat moment een teamspirit is. Je moet investeren in elkaar. Projectenwerk is immers mensenwerk. Daarom is het van belang dat de teamleden met elkaar kunnen samenwerken als duurzame partners. Partnerschap weegt daarom expliciet mee in de keuze met welke partij het project uitgevoerd zal worden.  

Het projectteam maakt onderdeel uit van het assessment. Daarom wordt het assessment beoordeeld door een externe onafhankelijke partij. Een assessment helpt om te zien hoe beide projectteams op elkaar reageren en hoe ze zich gedragen. Dit geeft een veel robuuster en diepgaander beeld van de samenwerking dan bij beoordeling op basis van bijvoorbeeld een samenwerkingsplan.

Fase 3: Dialoog over schetsontwerp en plan van aanpak op samenwerking

De derde fase start met de drie Gegadigden die zijn geselecteerd in fase 2. In deze fase gaat het om het voorlopig gunnen aan één Gegadigde die de juiste basis biedt om als duurzame partners maximale toekomstwaarde te realiseren.

In de dialooggesprekken (tweemaal één dag per Gegadigde) doorleef je samen het vervolgtraject en wordt er draagvlak gecreëerd. De dialooggesprekken worden gevoerd om te toetsen in hoeverre de Gegadigden in staat zijn om de klantbehoefte te doorgronden, in staat zijn om aan kunnen te tonen hoe ze deze behoefte kunnen vertalen in een concrete aanbieding en in staat zijn deze aanbieding aantoonbaar om een beheerste manier waar te maken. Uiteraard zijn ook de agenda en de te besproken onderwerpen, onderwerp van gesprek.

Op basis van deze gesprekken werken de Gegadigden een schetsontwerp, plan van aanpak op samenwerking en een maakbaarheidsstudie uit. Het schetsontwerp is een inhoudelijk ontwerp waarbij wordt uitgelegd op wat voor manier Stationsplein West 30 en omgeving wordt ontwikkeld. Een plan van aanpak op ‘duurzaam partnerschap’ beschrijft het voorgestelde proces om als duurzame partners tot een gezamenlijke uitwerking van ontwerp en uitvoering te komen, waarbij aandacht wordt besteed aan toekomstwaarde, maar ook elementen als prijs, risico’s en kansen, kwaliteitsmanagement, conflictmanagement en planning. De maakbaarheidsstudie is een onderbouwing waarmee de Gegadigde aantoonbaar maakt dat hij in staat is om de voorgestelde processen succesvol te doorlopen en het resultaat van het schetsontwerp ook tot een realistische uitvoering te laten leiden.

Waarom DOEN?
In de bouwsector zijn we geneigd om te denken dat het projectteam van de opdrachtgever de klant is van de opdrachtnemer. Maar voor wie ontwerpen en bouwen we nu eigenlijk echt? Wie kan de afweging maken tussen consequenties van keuzes op korte en op lange termijn? Die vragen moet je stellen aan alle betrokkenen, van gebruikers en eigenaar tot dienstverleners en stakeholders in de omgeving. De dialooggesprekken helpen de Gegadigden om meer feeling te krijgen bij de belangen die hierbij moeten worden meegewogen.

Het is belangrijk om met het schetsontwerp zichtbaar te maken hoe integrale afwegingen hebben plaatsgevonden om te komen tot keuzes over ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid zoals die in het schetsontwerp worden gepresenteerd. Uit het schetsontwerp kan het projectteam Stationsgebied Arnhem samen met de gebruikers opmaken welke Gegadigde er het best in is geslaagd om de belangen vanuit bovengenoemde perspectieven te vertalen tegen de achtergrond van de gestelde gunningscriteria.

Fase 4: Gezamenlijke uitwerking tot te contracteren niveau

In de vierde en laatste fasen werken Aanbesteder en Gegadigde, de partij aan wie voorlopig wordt gegund, toe naar definitieve gunning, gericht op ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid, middels een intensieve en gelijkwaardige samenwerking tussen de beoogd opdrachtnemer en het projectteam, de ontwerpoplossing, de risicoverdeling, de bijbehorende kostenraming, planning en contractvoorwaarden tot stand te laten komen.

Samen werken projectteam en de voorlopig gegunde duurzame partner toe naar een overeenkomst. Gezamenlijk verdiepen en verrijken zij het schetsontwerp. Tijdens deze uitwerking -en realisatiefase zal het gehele projectteam (bestaande uit de Aanbesteder en de Gegadigde) in gesprek gaan met de gebruikers en stakeholders. In deze gesprekken worden hun belangen verder uitgediept. Zo kunnen er integrale afwegingen over (technische) oplossingsrichtingen worden gemaakt. Gebruikers en stakeholders kunnen de gewenste prijs/kwaliteit (realistisch optimum)-verhouding kiezen. De aanbesteder heeft hierin de finale beslissing.

Waarom DOEN?
Het aanbestedingstraject is zo ingericht dat partijen zich een goede samenwerking met elkaar al gedurende het traject, eigen kunnen maken. Vol vertrouwen kan er dan gewerkt worden aan ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid. In fase 4 wordt vastgelegd met welke oplossing ‘maximale toekomstwaarde’ (ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid) gerealiseerd gaat worden (het gunningsontwerp), welke vergoeding betaald dient te worden (eerlijk geld voor eerlijk werk), binnen welk tijdspad dit wordt gerealiseerd (realistische planning), wie welke risico’s draagt (een van weerszijden gedragen risicoverdeling) en hoe we omgaan met kansen na contractering.

“We zoeken niet naar de perfecte Gegadigde. Die bestaat niet en we zijn zelf zeker ook niet perfect. Niet alle individuen hoeven goed te scoren op alle competenties tijdens het assessment. We zoeken het team van de Gegadigde dat als geheel een goede match is voor het projectteam van DOEN Stationsgebied Arnhem.”

Robert van der Hoeven, Integraal Project Manager

Scroll naar top