Fase 1: Aanmeldingsfase

De eerste fase start met een x-aantal marktpartijen. Het doel van deze fase is om op een efficiënte wijze vijf gegadigden te selecteren, hierbij wordt gekeken naar kennis en competenties die een partij in het verleden heeft aangetoond.

Aan de hand van de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen wordt beoordeeld welke gegadigden op basis van hun aanmelding toegelaten mogen worden tot het vervolg van de procedure. Indien het aantal niet-uitgesloten en geschikte gegadigden meer dan vijf bedraagt, dan worden de gegadigden in rangorde van geschiktheid geplaatst. De rangorde wordt bepaald door middel van beoordeling op basis van de selectiecriteria: duurzaam partnerschap, ruimtelijke kwaliteit, duurzaamheid – circulair ontwerpen en monumentale waarde.

Waarom DOEN?
Voor een goede samenwerking zijn zowel harde als zachte randvoorwaarden nodig. Heldere gezamenlijke afspraken, maar ook goede teamsamenstelling en continuïteit in het gecombineerde team van opdrachtgever en opdrachtnemer. Als je samenwerken echt belangrijk vindt, dan kun je hier allebei, opdrachtgever en opdrachtnemer, niet pas mee beginnen na gunning. Sterker nog: je moet er al mee beginnen vóór de aanbesteding. Bovendien vraagt deelname aan een aanbesteding veel inspanning, van zowel de opdrachtgever als de gegadigden. Om verspilling bij een groot aantal marktpartijen te voorkomen wordt bij aanvang van de aanbestedingsprocedure op efficiënte wijze vijf gegadigden geselecteerd die worden toegelaten tot het assessment.

Fase 2: Assessment

In de tweede fase wordt middels het assessment de kwaliteit van samenwerking van het beoogde projectteam van de geselecteerde gegadigde met het projectteam DOEN Arnhem beoordeeld. Indien het aantal geselecteerde gegadigden meer dan drie bedraagt, wordt via het assessment het aantal gegadigden teruggebracht van vijf naar drie.

De samenwerking wordt beoordeeld door een externe onafhankelijke observator tijdens het assessment van één dag per gegadigde. Ook rondom andere momenten wordt aandacht besteed aan samenwerking en teamontwikkeling. Ook zijn belangrijke waarden en verwachtingen in de samenwerking onderwerp van gesprek. De focus van het assessment ligt op samenwerking. Na afloop van het assessment zijn er drie gegadigden over.

Waarom DOEN?
Een goede samenwerking moet je eerst voorbereiden. Je kunt niet zomaar de teams van opdrachtgever en opdrachtnemer bij elkaar zetten en verwachten dat er vanaf dat moment een teamspirit is. Je moet investeren in elkaar. Projectenwerk is immers mensenwerk. Daarom is het van belang dat de teamleden met elkaar kunnen samenwerken als duurzame partners. Partnerschap weegt daarom expliciet mee in de keuze met welke partij het project uitgevoerd zal worden. 

Het projectteam maakt onderdeel uit van het assessment. Daarom wordt het assessment beoordeeld door een externe onafhankelijke partij. Een assessment helpt om te zien hoe beide projectteams op elkaar reageren en hoe ze zich gedragen. Dit geeft een veel robuuster en diepgaander beeld van de samenwerking dan bij beoordeling op basis van bijvoorbeeld een samenwerkingsplan.

Fase 3: Dialoog en inschrijving

Met de overgebleven drie gegadigden worden in deze fase dialooggesprekken gehouden. In dialooggesprekken komt het karakter van samenwerken naar voren door de interactie die plaatsvindt tussen gegadigden, de gebruikers, de CDV, IDV en het RVB. In de dialooggesprekken doorleef je samen het vervolgtraject en wordt er draagvlak gecreëerd. De dialooggesprekken worden gevoerd om te toetsen in hoeverre de gegadigden in staat zijn om de klantbehoefte te doorgronden, in staat zijn om aan kunnen te tonen hoe ze deze behoefte kunnen vertalen in een concrete aanbieding en in staat zijn deze aanbieding aantoonbaar om een beheerste manier waar te maken.

Na het sluiten van de dialoog worden de gegadigden gevraagd een inschrijving te doen. Deze inschrijving worden beoordeeld op de gunningscriteria die zich in hoofdlijnen richten op:

1. een aanpak van het ontwerpproces: a) aanpak en samenwerking, en b) visie op architectonische detaillering en verschijningsvorm
   
   
2. een aanpak van het onderdeel duurzaamheid, met name gericht op circulariteit en samenwerking

Waarom DOEN?
In de bouwsector zijn we geneigd om te denken dat het projectteam van de opdrachtgever de klant is van de opdrachtnemer. Maar voor wie ontwerpen en bouwen we nu eigenlijk echt? Wie kan de afweging maken tussen consequenties van keuzes op korte en op lange termijn? Die vragen moet je stellen aan alle betrokkenen, van gebruikers en eigenaar tot dienstverleners en stakeholders in de omgeving.

Fase 4: De opdracht

In de vierde fase werken opdrachtgever en opdrachtnemer, gericht op ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid, middels een intensieve samenwerking verder aan: de ontwerpoplossing, de risicoverdeling, de bijbehorende kostenraming, planning en contractvoorwaarden.

Samen werken de projectteams van de opdrachtgever en de opdrachtnemer toe naar een overeenkomst. Tijdens deze uitwerking -en realisatiefase zal het gehele projectteam (bestaande uit de opdrachtgever en de opdrachtnemer) in gesprek gaan met de gebruikers en stakeholders. In deze gesprekken worden hun belangen verder uitgediept. Zo kunnen er integrale afwegingen over (technische) oplossingsrichtingen worden gemaakt. Gebruikers en stakeholders kunnen de gewenste prijs/kwaliteit (realistisch optimum)-verhouding kiezen. De opdrachtgever heeft hierin de finale beslissing.

Waarom DOEN?
Het aanbestedingstraject is zo ingericht dat partijen zich een goede samenwerking met elkaar al gedurende het traject, eigen kunnen maken. Vol vertrouwen kan er dan gewerkt worden aan ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid. In fase 4 wordt vastgelegd met welke oplossing ‘maximale toekomstwaarde’ (ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid) gerealiseerd gaat worden (het gunningsontwerp), welke vergoeding betaald dient te worden (eerlijk geld voor eerlijk werk), binnen welk tijdspad dit wordt gerealiseerd (realistische planning), wie welke risico’s draagt (een van weerszijden gedragen risicoverdeling) en hoe we omgaan met kansen na contractering.